En un entorno donde se trabaja con cualquier tipo de datos, es importante salvaguardar los mismos. Ya sea una empresa grande o pequeña, los datos siempre serán el activo digital más importante.
Por esa razón existen las copias de seguridad, que son básicamente una copia de todos los datos de la empresa que es alojada en un medio externo, como podría ser un disco duro o la nube. Las copias de seguridad son la herramienta principal para combatir los riesgos de una pérdida de datos.
Al usar una estrategia de copias de seguridad te aseguras de definir cómo, cuándo y dónde se realizarán copias de seguridad de todos los datos críticos de tu organización. Una estrategia efectiva de backup debe incluir:
- Selección de los datos a respaldar
- Frecuencia de realización de las copias de seguridad
- Tipo de almacenamiento utilizado
- Forma en que se restaurarán los datos en caso de pérdida o que estén comprometidos
¿A cuáles riesgos te expones?
- Pérdida de datos: Los datos pueden verse comprometidos por muchas razones, desde que un trabajador los borre por accidente hasta ataques cibernéticos o desastres naturales. Pongamos el ejemplo, tus datos de contacto son borrados accidentalmente, una estrategia de backup efectiva debería tener en cuenta estos datos sensibles, pero en caso de que no, podrías perder todo el valor acumulado, teniendo que empezar de cero. Esto impactaría gravemente a una compañía, ya que puede traducirse en pérdida de clientes.
- Tiempo y recursos perdidos: Tomando como base el ejemplo anterior, si tu base de contactos es borrada y no tienes manera de recuperarla, significa que todo el esfuerzo, tiempo y recursos invertidos en la creación de dicha base pueden fácilmente terminar siendo perdidos.
- Pérdida de ingresos: Partiendo de la posibilidad de perder a tus clientes (o la mayoría de ellos), tus ingresos claramente no serán los mismos, pudiendo llegar a un estado crítico.
- Daños a la reputación: Tu reputación y credibilidad como empresa pueden verse afectadas. Algunas compañías manejan muchos datos personales de sus clientes, y ya no solo hablamos de datos de contacto, sino historiales y hasta datos de facturación. La pérdida de datos o archivos puede poner en duda tu credibilidad empresarial y requerir volver a recopilarlos, lo que podría comprometer años de trabajo en poco tiempo.
- Identificar los datos críticos: Es fundamental identificar los datos críticos que son esenciales para el funcionamiento de la organización. Estos pueden incluir información financiera, datos de clientes, archivos de proyectos y documentos legales. Al identificar estos datos, se pueden priorizar y proteger adecuadamente.
- Establecer una frecuencia de copias de seguridad adecuada: La frecuencia de las copias de seguridad debe basarse en la importancia de los datos y la rapidez con la que cambian. Datos críticos y en constante cambio pueden requerir copias de seguridad diarias, mientras que otros datos menos importantes pueden respaldarse semanal o mensualmente. Establecer una frecuencia adecuada minimiza la pérdida de datos y facilita la recuperación en caso de un incidente.
- Utilizar un almacenamiento seguro: Es esencial utilizar un almacenamiento seguro para las copias de seguridad, como servicios en la nube con cifrado de datos, dispositivos de almacenamiento externo o sistemas de almacenamiento en red (NAS). Incluso, los expertos recomiendan no usar solo uno, sino dos o más almacenamientos distintos.
- Probar y verificar regularmente las copias de seguridad: Realizar pruebas y verificaciones periódicas de las copias de seguridad garantiza que los datos se estén respaldando correctamente y se puedan recuperar en caso de una pérdida de datos. Estas pruebas deben incluir la restauración de archivos desde las copias de seguridad para asegurar que el proceso de recuperación funcione correctamente.
- Tener un plan de contingencia en caso de una pérdida de datos: Un plan de contingencia detallado debe establecerse para abordar situaciones de pérdida de datos, incluyendo la designación de responsables, los procedimientos de recuperación y las comunicaciones internas y externas necesarias. Este plan debe revisarse y actualizarse periódicamente para garantizar su eficacia y adaptarse a los cambios en la organización y el entorno de TI.
En conclusión, para evitar los riesgos asociados a no tener una estrategia de copias de seguridad, es fundamental identificar los datos críticos, establecer una frecuencia adecuada de copias de seguridad, utilizar un almacenamiento seguro y probar y verificar regularmente las copias de seguridad. Además, contar con un plan de contingencia en caso de pérdida de datos garantiza una respuesta rápida y efectiva ante posibles incidentes.
Implementar estas medidas permitirá a las organizaciones proteger sus datos valiosos, minimizar el impacto de los ataques cibernéticos y asegurar la continuidad del negocio.